Barcamps sind sogenannte Un-Konferenzen ohne fixe Agenda und Referenten. Jeder kann eine Session einreichen und je nach Interesse der Teilnehmer*innen findet diese dann auch statt. Ende Januar 2021 hat das Tourismuscamp von Tourismuszukunft zum ersten Mal Online mit knapp 100 Teilnehmenden stattgefunden. In diesem Erfahrungsbericht erfährst du die Möglichkeiten von einer solcher virtueller Barcamp Veranstaltung.

Ausgangslage Online Barcamp

Das Tourismuscamp hatte bisher nur in physischer Form als Veranstaltung stattgefunden. Klassischerweise hatten sich jeweils rund 100 Teilnehmer*innen aus dem Tourismus während zwei Tagen in mehreren Räumen und zahlreichen Sessions an diesem Barcamp ausgetauscht. Wie ein klassisches Barcamp funktioniert erklärt dir dieses Video:

Herausforderungen bei der Organisation einer Online Konferenz

Wie schafft man es nun, dass ein Barcamp seinen Charakter beibehalten kann und insbesondere die spontanen Begegnungen von den Teilnehmer*innen auch in der virtueller Welt ermöglicht? Dies war die zentrale Anforderung vom Tourismuscamp. Es ging somit darum eine Plattform zu finden auf welcher mehrere Sessions parallel stattfinden konnten und die Teilnehmer diese frei wählen und auch sehr schnell ohne Technische Hürden von einem “Raum” in den nächsten wechseln konnten. Nach intensiver Recherche konnte mit gather.town die geeignete Plattform für das online Barcamp gefunden werden.

Tourismuscamp Online

Übersichtsplan Tourismuscamp Online auf gather.town

Anreise & Ankommen bei einem Online Event

Anreise bei einem Online Event? Ja unbedingt! Das Barcamp hat gezeigt wie wichtig es ist, dass die Teilnehmer “ankommen” in der digitaler Umgebung der Eventlocation. Wie bei einer physischen Veranstaltung hat auch ein digitales Event einen Veranstaltungsort, in welchem sich die Online Teilnehmer zurechtfinden müssen. Dafür ist es zentral, dass die Teilnehmer nach der Registrierung mittels mehreren Emails quasi einen “Anfahrtsplan” und “Übersichtsplan” erhalten. Beim Tourismuscamp Online wurde zudem ein kurzer Erklärvideo vom Online Barcamp erstellt:

Sessionplanung beim Barcamp

Sessionplanung beim Online Barcamp

Du hast es schon gelesen – bei einem (Online) Barcamp gibt es vorab keine festen Referenten oder bereits eine Agenda. Zu Beginn der Veranstaltung haben die Teilnehmer*innen die Möglichkeit ein oder mehrere Themen vorzuschlagen und alle Teilnehmer stimmen sich gegenseitig ab welche Sessions stattfinden werden. Beim Tourismuscamp wurde dies direkt auf der Meetingland Plattform im grossen Saal mit 124 Plätzen realisiert. Die eingereichten Sessions inkl. Uhrzeiten und Räume wurden zudem auf einem Mural Board festgehalten.

Sessions und Räume beim Online Barcamp

Wie bei einem physischen Barcamp gab es nur eine begrenzte Anzahl Plätze pro Raum. Nur Personen welche einen “Stuhl” – oder eben einen farbigen Punkt erwischt hatten, konnten an der Session aktiv mitmachen. Durch die “Spotlight” Funktion war der Sessiongeber (Referent) jedoch auch für weitere Teilnehmer sicht- und hörbar wenn sich diese im selben Raum aufgehalten haben. Durch den “Bildschirm teilen” sowie den Chat war es stets möglich, dass nebst Gesprächen eine Online Session interaktiv gestaltet werden konnte. Zudem standen mit der Lobby und dem Get-Together zwei Räume für spontane “Kaffeegespräche” bzw. das individuelle Networking bereit.

Virtuelle Konferenz – unsere Erfahrungen und Tipps

  • Genügend Zeit einplanen, damit die Teilnehmer*innen mit der neuen Technik bzw. Plattform zurecht kommen. Ein Onboarding durch mehrere vorab Emails ist dabei zentral.
  • Mut zum spontanen und unperfektem. Ein Online Barcamp muss nicht hochprofessionell sein, genau das mögen die Teilnehmer*innen.
  • Plane auch bewusst Pausen zwischen den Sessions ein – somit ermöglichst du noch mehr spontane Begegnungen und das Netzwerken der Teilnehmer*innen beim Online Event.
  • Gather.Town als technische Basis in Kombination mit der Meetingland Plattform hat sich bewährt.
  • Folgendes könnte verbessert werden:
    • Aktiver Sprecher immer sichtbar, insbesondere bei grossen Sessions / Räumen.
    • Gemeinsames Whiteboard / Dokument für Notizen/ Links von allen Sessions
    • Bessere Video- und Tonqualität bei sehr vielen Teilnehmer bei der Sessionplanung (dies hat gather.town unterdessen bereits am 30. Januar 2021 behoben)
  • Das war essentiell wichtig und hat sich bewährt beim Online Barcamp
    • Einfacher Zugang zur Online Location ohne Login aber mit Teilnehmermanagment
    • Jederzeit einfacher Zugriff auf den Sessionplan sowie die Social-Wall
    • Genügend digitale Helfer welche die Teilnehmer*innen insbesondere zu Beginn der Veranstaltung (technisch) unterstützen.

Planst Du auch einen Online Event oder einen virtuellen Kongress welcher möglichst interaktiv ist und den Teilnehmern Spaß machen soll? Gerne geben wir unsere Erfahrungen weiter und geben Dir Tipps & Tricks wie Du Dein virtuelles Event erfolgreich planen und durchführen kannst.

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